Transición hacía un marco de trabajo "Millennial friendly"​

Desde ya hace un tiempo, tengo la suerte de realizar actividades como facilitador de procesos de mejora continua sobre varios equipos mixtos donde la especie predominante son los Millennials, y tenía muchas ganas de compartir algunas de mis experiencias y lecciones aprendidas al respecto.

Los Millennials ya están por todas partes, y esto no es una novedad. Levantas tu taza para dar un reconfortante sorbo de café y ahí lo tienes, ¡un Millennial!, cuestionando tus decisiones y queriéndote dar feedback a toda costa. ¡Qué pesados! Siempre inquiriendo y queriendo profundizar sobre el por qué de las cosas, y lo que es peor, queriendo opinar sea como sea… ¡pero si llevan 3 días en la empresa! ¿A qué os ha pasado? Seguramente que a muchos de vosotros. Sí, a vosotros, los vejetes pertenecientes a la GenX e incluso a algún Baby Boomer que aún tenga la fortuna de gestionar equipos de forma directa ;)

Pues así son, y nos guste o no, han venido para quedarse. Son activamente participativos y no temen a la autoridad, ni a ser transparentes, ni a expresar sus opiniones con total libertad en cualquier ámbito, con lo cual…

¿Cómo lo vamos a hacer?

Pues si van a darnos feedback de forma activa y continuada, casi mejor hacerlos participes del proceso de toma de decisiones, al menos así no tendremos que irles explicando uno a uno el por qué de nuestras decisiones, y si tienen algo que decir que lo digan en el momento, así descartamos – o no ;) – todas sus opiniones una única vez.

Pues vale, que participen pero, ¿qué nos pueden aportar?

Interesante pregunta, ¿qué sabemos de ellos además de que son jóvenes, activos, y enérgicos? … Pues también sabemos que son personas creativas, preparadas y emprendedoras. 

Pero, ¿de qué me sirve que sean creativos, que estén bien preparados, y que no tengan miedo a tirarse al agua si no son resolutivos?


Yo sinceramente creo que lo son, pero de una manera diferente. Creo que en las generaciones anteriores la filosofía predominante era: “Get it done!”, sin embargo pienso que la filosofía predominante entre los Millennials ha evolucionado a algo más parecido a: “Get it done but do it well!”. Si bien en términos de tiempo esto puede ser más costoso, en términos de calidad y de trascendencia pienso que sus soluciones son más… definitivas, por llamarlas de alguna manera. También es justo decir, que la calidad está fuertemente relacionada con el flujo del feedback, y en este sentido también sabemos que son una generación más transparente, sociable y tolerante, y esto ayuda y mucho. Nadie está dispuesto a colaborar de forma abierta y comprometida con una persona que no respeta sus opiniones de igual a igual, ni con una persona individualista y egoísta, ni con una persona opaca o falsa que no le genere confianza. Por otro lado, la calidad y la creatividad de las soluciones propuestas también son extremadamente dependientes del grado de colaboración que haya en nuestros equipos (la inteligencia individual nunca superará a la inteligencia colectiva).

Vale, sus opiniones sí tienen un valor agregado, y compartidas y enriquecidas por el feedback colectivo pueden mejorar sustancialmente la calidad de la producción y de la toma de decisiones. Pero entonces, ¿Cómo hacemos para tener en cuenta de forma sistemática sus opiniones dentro del proceso decisivo? Casi sería mejor qué las decisiones las tomáramos entre todos, teniendo yo, el manager, la última palabra, claro está :)

Bueno, es una alternativa, al fin y al cabo tú eres el jefe y el máximo responsable pero, ¿quién es el que realiza el trabajo? ¿Qué argumentos tienes para determinar la mejor forma de llevar a cabo el trabajo? Sí, tú tienes una visión global más amplia y acceso a un sinfín de ratios e indicadores de medición respecto al rendimiento del equipo en términos de velocidad y calidad, pero eso no implica que tu opinión sea la mejor de cara a mejorar la eficiencia y rendimiento del equipo en el día a día. 

Vale, mi opinión es igual de importante que la del equipo, ¿y si tomamos las decisiones por consenso sin que la opinión de ninguno tenga más peso que la de otro? 

Teniendo en cuenta de que consideramos que la inteligencia colectiva es superior a la individual, no es una mala idea en lo absoluto. Pero sigues siendo el jefe, el que manda, y el jefe aunque no mande, influye, incluso aunque no quiera. Con lo cual la opinión del jefe, aunque las decisiones se tomen por consenso, puede ser un factor determinante dentro del proceso de deliberación colectivo y eso puede desvirtuar la esencia del consenso. Por otro lado, este contexto de colaboración extrema y toma de decisiones por consenso tiene también otro tipo de implicaciones, como el empoderamiento del equipo y una absoluta confianza en el mismo, y esto debe derivar por contrapartida en un compromiso inquebrantable por parte del equipo como condición sine qua non. Si a esto, además, le agregamos el impulso de un proceso de mejora continua para que el equipo no se quede estacando en su primer mejor versión, tendríamos que enmarcar el trabajo dentro iteraciones de tiempo fijo para que el equipo pueda reflexionar y revisar su performance periódicamente. De esta forma tendrán instancias tanto para identificar sus puntos fuertes como sus puntos de mejora y las acciones a tomar asociadas a los mismos. Así también, tendrán instancias para poder planificar el trabajo de forma acorde a las expectativas (relativas al valor de negocio aportado) y a los cambios subyacentes (marcos, procedimientos, entornos tecnológicos, etc) del contexto particular del producto o servicio en un entorno complejo y siempre cambiante.

¡Buf! Todo esto dista mucho del marco de trabajo preconcebido que teníamos (yo mando, tú obedeces), se va a requerir un esfuerzo mucho mayor de mi parte: ¿Quién garantizará que el proceso de toma de decisiones por consenso se realice de forma ágil sin que deriven en discusiones infinitas? ¿Quién va a solucionar los conflictos que surjan –que los habrá y muchos en este contexto de colaboración extrema–? 

No es fácil, ¿verdad? La respuesta es: tú. Y no solo esto, sino que tendrás que facilitar el flujo de trabajo desde y hacia el equipo, y deberás remover los impedimentos que le vayan surgiendo por el camino dado que muchas veces esto determinará que el trabajo sea completado en tiempo y forma. También tendrás que velar por el cumplimiento de marco de trabajo que acabas de definir (iteraciones de tiempo prefijadas con instancias de acuerdo por consenso y de reflexión retrospectiva, junto con una instancia de planificación inicial del trabajo), lo cual tampoco será sencillo por aquello de que deberás mantener el foco en la mejora continua para evitar que el equipo alcance una zona de confort que merme su crecimiento y le impida adaptarse en tiempo y forma a los nuevos retos que irán surgiendo. También deberás facilitar los eventos, "evangelizar" a los no creyentes, formular preguntas poderosas que inspiren reflexiones profundas, y algunas cosas más ...

¡Ouch! ¿Y cómo se supone que puedo seguir con mis tareas de pilotaje de proyecto y a la vez abordar todo este conjunto de nuevas tareas y desafíos? ¡No daré abasto!

Pues no, no darías abasto, pero tengo una buena noticia: ¡no se supone que lo tengas que hacer! Si logras mantener este marco de trabajo funcionando correctamente y de forma inherente al proceso de mejora continua, no necesitarás controlar al equipo ni preocuparte en cómo mejorar el rendimiento, pues tendrás a las personas adecuadas pensando en ello, y además trabajando de forma auto-organizada y tomando decisiones por consenso para lograr conseguirlo. 

Ya, todo esto suena muy bonito pero, ¿cómo haces para llevarlo a la práctica y que funcione? 

No será una tarea sencilla en lo absoluto, de hecho requerirá mucho trabajo de tu parte: tendrás que lograr que el respeto se transforme en moneda corriente como base para una comunicación fluida dentro y fuera del equipo; tendrás que lograr el compromiso absoluto de cada uno de los integrantes del equipo dado que les cedes el protagonismo y el poder a ellos; tendrás que lograr que el equipo esté abierto a los cambios dado que en un contexto cambiante y de mejora continua esto es esencial, y además tendrás que lograr que tengan el coraje necesario para asumirlos sin miedo; y sobre todo, y quizás lo difícil, tendrás que lograr que el equipo mantenga el foco en lo que es realmente prioritario y este contemplado dentro de la iteración de trabajo presente. Pero no te preocupes, esto es algo que a los Millennials se les da de maravilla. Sí, es cierto, las generalizaciones son malas pero siendo estadísticamente puristas, son las personas más adecuadas para desenvolverse en este tipo de entornos.

Vale, veo que no será fácil, pero estoy dispuesto a intentarlo. ¿Alguna otra consideración que debería tener en cuenta?

Sí, un montón, pero la práctica es el mejor maestro. Eso sí, los Millennials también tienen otros defectos ;) Entre otros tantos, son adictos al reconocimiento, con lo cual, festeja siempre los pequeños logros. No olvides que los grandes logros se componen de pequeños logros. Otro aspecto importante a tener en consideración es la convivencia entre los Millennials y los vejetes de la GenX o incluso con algún Baby Boomer. Cada generación aporta sin duda algo valioso y diferente, y si logras que trabajen juntas respetando el marco de trabajo establecido y los valores grupales, se creará un equilibrio único que aumentará significativamente el valor agregado del equipo en su conjunto. Pero esto no será sencillo, los GenX, como todas las generaciones, también tienen sus defectos, y uno de ellos, según mi experiencia, es que el respeto a las opiniones de los demás suele estar sujeto a la experiencia y la expertice de las personas. En este sentido, los Millennials se presentan como personas inexperientes –o con menos experiencia– ante los ojos de los GenX, socavando en algunos casos el grado de respeto indispensable para este tipo de experiencias colaborativas. Si logras sortear este obstáculo, la mitad del trabajo estará hecho ;)

Personalmente, yo me considero un Border (perteneciente a una generación limítrofe entre los Millennials y los GenX), y por lo tanto suelo empatizar con muchas de las problemáticas y cuestionamientos de ambas generaciones, pero estoy convencido de que si os lanzáis a explorar este nuevo marco de trabajo colaborativo, con la cabeza liberada de preconceptos, abiertos a nuevas ideas, a colaborar sin prejuicios con personas distintas a vosotros, y dispuestos a adaptar vuestra forma de trabajo preconcebida, descubriréis un nuevo universo de posibilidades que quizás os logre atrapar para siempre.

Por cierto, este marco de trabajo tiene mucho que ver con el amplio espectro de las metodologías ágiles, como ya habréis vislumbrado muchos de vosotros, y si lo desarrolláramos teóricamente un poco más en profundidad, poniendo más énfasis en el negocio y en el valor del producto, probablemente llegaríamos a definir un marco de trabajo muy similar a Scrum o alguna otra metodología ágil. Mi humilde recomendación, basada en mi experiencia, es que antes de enmarcaros en un marco teórico rígido y específico, exploréis primero las bondades de trabajar en bruto sobre un enfoque ágil (equipos auto-organizados trabajando con iteraciones de tiempo prefijadas sobre una pila de trabajo priorizada), que ya luego, con la práctica y la experiencia, todo fluirá hacia dónde tenga que fluir (¡a mejor!).